Tradicionalmente, el proceso de contratación, inclusive en regímenes especiales de contratación, ha sido entendido como un proceso legal lineal con 3 etapas: “Precontractual, Contractual y Postcontractual”. No obstante, esta visión excluye factores determinantes como la cadena de valor de los respectivos bienes, obras y servicios; el hecho que las necesidades de las organizaciones son constantes, o ejercicios de reevaluación.

Por lo anterior, es útil considerar otras etapas y una visión holística del Proceso de Contratación así:

• Planeación
• Selección
• Contratación
• Ejecución
• Terminación

En donde el proceso está diseñado a partir de una premisa en la cual las organizaciones satisfacen sus necesidades por medio de la compra de bienes, obras y servicios. A continuación, una descripción general de cada etapa, con algunas herramientas de ejemplo.

Planeación: Etapa en la cual se define la necesidad y la organización reconoce cuáles bienes, obras o servicios satisfacen mejor esta necesidad. Herramientas: (i) Plan Anual de Adquisiciones o Plan de Compras; (ii) Análisis de Riesgos; (iii) Estudio de Mercado; (iv) Análisis de la Demanda; (v) Análisis de los Proveedores; (vi) Estrategias de compra y de abastecimiento; (vii) estudios y documentos previos; (viii) proyecto de los términos de invitación, así como de todos los documentos necesarios para la compra.

Selección: Etapa en la cual la organización ejecuta su estrategia de compra y selecciona al proveedor. Herramientas: (i) Convocatoria Pública; (ii) Convocatoria Privada; (iii) Contratación Directa.

Contratación: Etapa en la cual la organización celebra el respectivo negocio. Herramientas: (i) Contrato; (ii) presupuesto; (iii) garantías.

Ejecución: Etapa en la cual la organización recibe los bienes, obras o servicios adquiridos. Herramientas: (i) Inventarios; (ii) Supervisión y/o Interventoría; (iii) Cláusulas Excepcionales; (iv) Cláusulas de multas y/o penal pecuniaria; (v) forma de pago; (vi) modificaciones contractuales; (vii) gestión de riesgos contractuales; (viii) equilibrio económico del contrato; etc.

Terminación: Etapa en la cual la organización considera que el negocio celebrado ha finalizado, para definir si es necesario volver a comprar, si existe una nueva necesidad, o si el proceso tal como fue estructurado ha finalizado definitivamente. Herramientas: (i) liquidación; (ii) cierre del expediente; (iii) evaluación del proveedor; (iv) evaluación del bien, obra o servicio.